Introduction à Owarelin Records

Bonjour, je m’appelle Oumar Dicko, je suis le fondateur d’Owarelin.

Avant de parler directement d’Owarelin Records, je pense qu’il faut d’abord expliquer d’où vient Owarelin.

Aujourd’hui, la technologie fait partie de notre quotidien. On l’utilise pour communiquer, travailler, stocker des documents, partager des informations et prendre des décisions.

Et dans une organisation, presque chaque action finit par produire ou faire circuler de l’information : un message, un document, une validation, une remarque, une décision.

Petit à petit, cette information se retrouve dans plusieurs endroits, entre plusieurs personnes, avec plusieurs niveaux de contexte.

Et à ce moment-là, une question commence à apparaître : est-ce qu’on sait encore où est la bonne information, si elle est à jour, et dans quel contexte elle a été utilisée ?

C’est souvent là que les choses se compliquent.

Le constat derrière Owarelin

Ce décalage m’a beaucoup intéressé : on a de plus en plus d’outils, mais l’information reste parfois difficile à suivre, à comprendre, ou à utiliser correctement.

Owarelin est né de ce constat.

Parce qu’au fond, le problème n’est pas toujours dans la technologie elle-même.

Très souvent, ce qui ralentit l’adoption, c’est la manière dont les personnes arrivent à travailler avec l’information : la retrouver, la comprendre, lui faire confiance, et savoir comment elle a évolué.

À ce moment-là, le sujet n’est plus seulement de stocker un fichier quelque part.

Le vrai sujet, c’est de comprendre ce que cette information représente, d’où elle vient, ce qui s’est passé autour d’elle, et pourquoi elle est importante.

C’est là que se trouve l’idée d’Owarelin : réduire la distance entre les personnes et les outils qu’elles utilisent.

Pas pour remplacer l’humain par la machine, mais pour donner à la machine son vrai rôle : aider à organiser, retrouver, suivre et rendre l’information plus claire.

L’humain, lui, reste au centre, parce que c’est lui qui comprend le contexte, prend les décisions et donne du sens.

Le problème que nous voulons résoudre

C’est dans cette logique qu’on arrive à Owarelin Records.

Le terme “records” vient du records management. Derrière ce terme, l’idée est assez simple : gérer une information depuis le moment où elle apparaît jusqu’au moment où elle n’est plus utilisée.

Mais avant de parler de gestion, il faut se poser une question plus simple : qu’est-ce qui définit vraiment une information ?

Souvent, quand on reçoit une information, on commence par des questions assez simples :

• Quelle est sa nature ?
• Est-ce qu’elle est vraie ?
• Est-ce qu’elle est fiable ?

Ces questions sont importantes, mais elles ne suffisent pas.

Dans une organisation, une information n’est presque jamais une donnée isolée. Elle vient de quelque part. Elle passe entre plusieurs mains. Elle porte parfois une valeur, une sensibilité, une responsabilité.

Et c’est souvent cette partie qu’on oublie.

On regarde le contenu, mais on oublie le parcours :

• D’où vient cette information ?
• Qui y a eu accès ?
• Par quelles étapes est-elle passée ?
• Qui l’a modifiée ?
• Qui l’a validée ?
• Est-ce qu’on peut retrouver son historique facilement ?

Prenons un exemple simple : une information peut commencer comme un brouillon, passer en révision, être corrigée, puis validée et archivée.

À chaque étape, quelque chose se passe. Une personne intervient. Une décision est prise. Le statut de l’information change.

Pourquoi le contexte compte

C’est là que le contexte devient essentiel.

Si on retrouve un document sans savoir qui l’a produit, quand il a été validé et s’il est encore à jour, on hésite à l’utiliser.

On ne perd pas seulement du temps. On perd aussi de la confiance dans l’information.

Et c’est ce problème-là qu’Owarelin Records cherche à adresser : aider les organisations à garder une information claire, traçable et exploitable.

Partir de la réalité de chaque organisation

La première idée derrière Owarelin Records, c’est de ne pas imposer une seule manière de définir ce qu’est une information.

Chaque structure a sa propre réalité, ses propres dossiers, ses propres règles, ses propres responsabilités.

Donc Owarelin Records permet d’abord à une organisation de définir ses propres types d’information.

Ça passe par des schémas et des métadonnées.

Par exemple :

• pour une mairie, une information peut être liée à un citoyen, une demande, un service, un statut, une date limite ;
• pour un hôpital, elle peut être liée à un patient, un dossier, un acte, une unité, un niveau de sensibilité ;
• pour une entreprise, elle peut être liée à un contrat, un client, une décision, une échéance, une responsabilité.

Une fois que cette définition existe, on peut construire le reste autour d’elle.

On peut suivre son parcours, contrôler les accès, garder son historique, automatiser certaines étapes, et surtout retrouver le contexte qui permet de la comprendre.

Autrement dit, Owarelin Records ne part pas du fichier.

Il part de la manière dont l’organisation comprend et utilise son information.

Construire le parcours de l’information

Concrètement, on part d’abord de la manière dont l’organisation fonctionne.

On définit ce qu’elle manipule, les métadonnées importantes, les relations entre les éléments, et les règles qui doivent les accompagner.

À partir de là, Owarelin Records peut construire le parcours :

• où l’information est créée et à quoi elle est rattachée ;
• qui peut y accéder ;
• par quelles étapes elle passe et quelles actions peuvent être effectuées ;
• combien de temps elle doit être conservée ;
• comment elle peut être retrouvée plus tard.

L’objectif n’est pas seulement de classer l’information.

L’objectif est de faire en sorte que l’information reste compréhensible pendant tout son cycle de vie.

À partir de là, on peut maintenant regarder comment cette logique se traduit concrètement dans la plateforme.